Podmínky pro přijímání elektronických dokumentů

Elektronická podání mohou být učiněna těmito způsoby:

1. Na technickém nosiči dat

(CD, DVD, USB flashdisk). Nosič můžete doručit do podatelny, buď klasickou poštou, nebo osobně na adresu:

Ústav pro studium totalitních režimů
Na Poříčí 1047/26
110 00 Praha

Technické parametry fyzických nosičů, na nichž lze předávat datové zprávy:

Digitální dokumenty jsou přijímány na běžných výměnných médiích (FAT/NTFS/ISO). V případě pochybností vzneste dotaz na naši e-podatelnu, zaměstnanec Vám sdělí, zda jsou technické parametry daného fyzického nosiče akceptovatelné.
Technický nosič dat bude vrácen pouze na výslovnou žádost.

2. Prostřednictvím e-mailové zprávy

podepsanou uznávaným elektronickým podpisem (kromě dokumentů, jejichž náležitosti neupravuje právní předpis jako např. oznámení a podněty občanů, žádosti o poskytnutí informace podle zákona č. 106/1999 Sb.), zaslanou na e-mailovou adresu: podatelna@ustrcr.cz.

Pravidla pro potvrzování doručených datových zpráv:

Podatelna ÚSTR potvrzuje, že zpráva byla doručena e-podatelně zasláním potvrzení o příjmu. Zprávu o doručení zasílá nejpozději v první pracovní den, který bezprostředně následuje po dni doručení. Zpráva je zasílána na elektronickou adresu, ze které byla zpráva odeslána. Pokud se zpráva potvrzující doručení vrátí jako nedoručitelná, podatelna ÚSTR učiní ještě jeden pokus o její doručení.

Technické parametry datových zpráv (doporučené datové formáty) přijímaných e-podatelnou:

Statické textové dokumenty a statické kombinované textové a obrazové dokumenty:

pdf (Portable Document Format)
PDF/A (Portable Document Format for the Long-term Archiving)
xml (Extensible Markup Language Document)
txt (prostý text)
doc / docx (MS Word Document)
xls / xlsx (MS Excel Spreadsheet)

Statické obrazové dokumenty:

jpg / jpeg (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format)
png (Portable Network Graphics)
tif / tiff (Tagged Image File Format)

V případě pochybností vzneste dotaz na e-podatelnu ÚSTR, zaměstnanec Vám sdělí, zda je daný formát akceptovatelný.

Postup v případě zjištění škodlivého softwaru (viru), nevyžádaného obchodního sdělení (spam) nebo chybného formátu u přijaté datové zprávy:

Datová zpráva, u které byl zjištěn škodlivý software, nevyžádané obchodní sdělení nebo chybný (poškozený) formát, není zpracovávána. Pokud odesílatel neobdrží zprávu potvrzující doručení, je pravděpodobné, že se jednalo o poškozenou zprávu, kterou nelze zpracovat.

Upozornění:

Pokud datová zpráva neobsahuje základní identifikační údaje odesílatele, tj. jméno, příjmení a bydliště (v případě právnické osoby – název a sídlo), podání bude věcně příslušným útvarem úřadu zpracována, ale odesílateli datové zprávy nemusí být odpovězeno.

3. Datovou zprávou

zaslanou prostřednictvím informačního systému datových schránek (ISDS). Postup doručování do datové schránky je upraven zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, a dalších souvisejících právních předpisů.

Informace o datové schránce ÚSTR:

ID schránky: dbzaa4r
Typ schránky: Orgán veřejné moci
Jméno: Ústav pro studium totalitních režimů
IČ: 75112779

Podání doručené do datové schránky Ústavu pro studium totalitních režimů má z hlediska účinků stejnou relevanci jako listinný originál, nemusí být proto následně doplňováno listinnou verzí a nemusí být odesílatelem elektronicky podepsáno, jelikož datová schránka odesílatele dostatečně identifikuje.

Ústav pro studium totalitních režimů jako orgán veřejné moci má datovou schránku zřízenu ze zákona. Komunikuje jejím prostřednictvím, má-li adresát datovou schránku zpřístupněnou a umožňuje-li to povaha dokumentů. Informace o zpřístupnění a znepřístupnění datové schránky je možné nalézt v zákoně č. 300/2008 Sb. a na stránkách ministerstva vnitra: http://datoveschranky.info/.

Doporučené formáty datové zprávy dodávané do datové schránky Ústavu pro studium totalitních režimů:

Velikost datové zprávy je omezena na 100 MB.

pdf (Portable Document Format)
PDF/A (Portable Document Format for the Long-term Archiving)
xml (Extensible Markup Language Document)
fo/zfo (602XML Filler dokument)
html/htm (Hypertext Markup Language Document)
txt (prostý text)
doc/docx (MS Word Document)
xls/xlsx (MS Excel Spreadsheet)
jpg/jpeg (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format)
png (Portable Network Graphics)
tif/tiff (Tagged Image File Format)
gif (Graphics Interchange Format)

Výše uvedené formáty jsou přípustnými formáty datové zprávy dodávané do datové schránky, obsahují-li odpovídající příponu. Příponou se rozumí vnější znak formátu datové zprávy, který umožňuje programovému vybavení určení typu datového souboru. Pokud je při kontrole dokumentu v digitální podobě zjištěno, že obsahuje škodlivý kód, elektronický dokument se neukládá, ale zničí; v takovém případě je dokument považován za nedoručený.

Podání určené Ústavu pro studium totalitních režimů (jako orgánu veřejné moci)
je doručeno okamžikem dodání do její datové schránky.

Doručování do datové schránky adresáta (§ 17 zákona č. 300/2008 Sb.)

Adresátovi je podání doručeno přihlášením do datové schránky s tím, že nepřihlásí-li se ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty; to neplatí, vylučuje-li jiný právní předpis fikci doručení. Datová zpráva bude ve datové schránce uchována po dobu 90 dnů, poté bude obsah zprávy automaticky smazán správcem systému a v jeho schránce zůstane pouze „obálka“. Je proto vhodné si přílohy datových zpráv ukládat.

Žádost o poskytnutí informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím (§14), ve znění pozdějších předpisů

Ze žádosti musí být zřejmé, že se žadatel domáhá poskytnutí informace ve smyslu tohoto zákona.
Fyzická osoba uvede v žádosti jméno, příjmení, datum narození, adresu místa trvalého pobytu nebo, není-li přihlášena k trvalému pobytu, adresu bydliště a adresu pro doručování, liší-li se od adresy místa trvalého pobytu nebo bydliště. Právnická osoba uvede název, identifikační číslo, adresu sídla a adresu pro doručování, liší-li se od adresy sídla. Adresou pro doručování se rozumí též elektronická adresa.
Je-li žádost učiněna elektronicky, musí být podána prostřednictvím elektronické podatelny Ústavu pro studium totalitních režimů. Žádost nemusí být podepsána zaručeným elektronickým podpisem.
Neobsahuje-li žádost náležitosti podle odstavce 2 a adresu pro doručování, případně není-li elektronická žádost podána podle odstavce 3, není žádostí ve smyslu tohoto zákona a žádost se odloží.

Stížnosti a jiná podání dle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád

Podání učiněné elektronicky musí být podepsáno zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (§ 37 odst. 4 zákona č. 500/2004 Sb.). Ten, kdo činí podání v elektronické podobě podepsané zaručeným elektronickým podpisem, uvede současně poskytovatele certifikačních služeb, který jeho certifikát vydal a vede jeho evidenci, nebo certifikát připojí k podání (§ 37 odst. 5 zákona č. 500/2004 Sb.).
Z podání musí být patrné, kdo je činí, které věci, osoby nebo organizace (vč. jejího sídla) se týká a co konkrétně je požadováno nebo se jím navrhuje (§ 37 odst. 2, § 175 zákona č. 500/2004 Sb.).
Pokud podání učiněné v elektronické podobě neobsahuje veškeré požadované náležitosti nebo chybí-li zaručený elektronický podpis, je odesílatel vyzván, v souladu se správním řádem, k doplnění údajů, a to do 7 dnů od doručení výzvy. Doplnění údajů může být učiněno buď písemným potvrzením – v listinné podobě, ústně do protokolu nebo dodatečným doplněním zaručeného elektronického podpisu. Nejsou-li údaje doplněny ve stanovené lhůtě, je rozhodnuto o „založení“ podání.

Základní výčet právních předpisů, jimiž se řídí činnost podatelny:

zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů,
zákon č. 500/2004 Sb., správní řád,
zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů
zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce,
zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím,
vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů,
vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností o užívání a provozování informačního systému datových schránek,
vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.